Metodologías ágiles para la transformación digital

Las metodologías ágiles son aquellas que nos permiten anticiparnos y adaptarnos de forma dinámica a las condiciones cambiantes del mercado y es uno de los principales habilitadores del proceso de transformación digital de cualquier empresa. 

Agilismo empresarial con las metodologías ágiles

El agilismo empresarial se postula  como un aspecto crítico para mantener la competitividad de cualquier empresa en un mercado donde el promedio de vida de las empresas ha disminuido considerablemente en esta última década. Forbes Magazine publicó que hace solo 50 años, la esperanza de vida promedio de Fortune 500 para una empresa era de 75 años, cuando hoy es de 15. Según fuentes como SAGE o foro capital pymes, la esperanza de vida de las empresas en España está entre 10 y 12 años, mientras que en Europa está en 12.5 años. Las razones de este cambio son muchas, pero en las últimas dos décadas, ha sido la tecnología y el acceso a internet la que ha remodelado la forma de hacer negocios.

Lo cierto es que la globalización y la evolución de la tecnología ha traído consigo una velocidad de cambio que no es asumible para muchas empresas, que lejos de evolucionar, mantiene estructuras organizativas y formas de trabajar muy tradicionales. Para mejorar la adaptación al cambio es necesario implantar nuevas metodologías de trabajo que nos permita traducir las ideas en acciones concretas en el mercado.

Si bien es cierto que las metodologías ágiles tienen origen en las empresas de software y startups, la transformación digital del mercado está forzando a todo tipo de organizaciones a imprimir una velocidad de cambio y adaptación mucho mayor. La transformación de la sociedad ha forzado incluso a las administraciones públicas a realizar cambios en la forma de hacer, definiendo nuevos paradigmas organizacionales y de gestión. Turismo de Tenerife es un caso ejemplar, donde fuera de apalancarse en la lógica burocrática de muchas administraciones, ha optado por implantar metodologías ágiles para responder con agilidad a las necesidades y peticiones de la sociedad, incluyendo a ciudadanos y empresas. Otras administraciones se limitan a desarrollar el marketing y la tecnología, como si eso fuera la solución absoluta a los problemas de hoy.

Kit de metodologías ágiles

Durante los últimos 18 meses he estado colaborando con otros miembros del panel de expertos RoundCubers en la transformación digital de más de 400 pymes por todas las comunidades autónomas de España y hemos definido un kit de metodologías ágiles que satisfacen las necesidades de cualquier empresa que se encuentre en el proceso de transformación digital.

A la vez hemos trabajado con varias administraciones públicas en el diseño de una metodología para modernizar la gestión pública y la transformación digital de la sociedad, por lo que este pack de metodologías también contempla las necesidades de entidades mucho mayores caracterizadas por ser organizaciones verticales, opacas y centralizadas. 

Modelación con RoundCube Canvas

RoundCube Canvas es una plantilla visual que te permite diseñar nuevos modelos de negocio, describir el modelo de negocio actual, desarrollar nuevas unidades de negocio, lanzar nuevos productos o desarrollar nuevos mercados. Consiste en un documento estratégico que incluye todas las áreas de la empresa y que permite el desarrollo de cualquier modelo de negocio, conectando todas las áreas de la empresa y elementos necesarios para tener éxito en el mercado.

Está inspirado en Business Model Canvas de Alex Osterwalder, pero ha ido evolucionando según los cambios en el mercado y la nueva realidad de las empresas actuales. Como toda metodología, es un marco de  trabajo que puede adaptarse según las características y condiciones del mercado. 

Es aconsejable diseñar los siguientes modelos:

• Canvas sectorial. Canvas donde reunir todas las fortalezas y debilidades del sector para identificar oportunidades y diferenciarte de la competencia.
• Marca paraguas de la empresa. Modelo de negocio general incluyendo los valores transversales y unidades de negocio de la organización.
• Unidades de negocio. Según los tipos de negocio de la empresa, es recomendable diseñar n canvas que representen la estrategia de cada unidad de negocio.
• Segmentos de mercado. Si 2-3 grupos de usuarios (segmentos) generan el 80% del negocio, puede ser interesante diseñar un canvas por cada segmento.

Es importante que se convierta en herramienta habitual para trabajar entre compañeros y departamentos. Diseñar un canvas te permite trabajar en el modelo de negocio de forma transversal conectando todas las áreas y recursos de la empresa. Para ello es imprescindible que todos los miembros del equipo se hayan formado en el método y se convierta en una herramienta útil que no genere “ruido metodológico”.

Curso: Curso de Business Model Canvas

Conducción con Lean Startup

Lean Startup o la filosofía lean se basa en la eliminación de lo prescindible y ser más eficiente con los recursos. El proceso se podría resumir en el concepto de utilizar ciclos o iteraciones rápidas y más pequeñas para testar la visión del modelo de negocio lo antes posible.

La filosofía lean propone una forma de juzgar el progreso de un proyecto basándose en el “aprendizaje validado”, averiguando qué debemos construir sabiendo lo que quieren nuestros clientes lo más rápido posible. La actividad fundamental se basa en la idea de construir un producto mínimo viable, medir como responden los clientes y aprender si debemos perseverar o pivotar. El proceso se basa en el desarrollo de cambios de forma ágil, progresiva y con riesgo limitado, siempre basándose en un proceso empírico donde nos adaptamos de forma dinámica a lo que desea el cliente.

Este proceso de “construir-medir-aprender” nos permite acelerar la conducción de cualquier proyecto adaptándonos de forma progresiva a la realidad del mercado. Cada nueva versión del producto, funcionalidad y acción de marketing es un intento de mejorar y crecer exponencialmente. A medida que los clientes interactúan con las acciones que desarrolla la empresa, generan feedback e información procesable. Este feedback es de carácter cualitativo (qué gusta y qué no) y cuantitativo (cuanta gente lo utiliza y encuentra que aporta valor), y es la única forma útil de implementar la estrategia customer centric. Somos nosotros los que tenemos que adaptarnos al mercado, contrario a las prácticas tradicionales donde el mercado es el que se adapta a la empresa.

Curso: Curso de Lean Startup de Eric Ries

Experiencia de cliente con los diagramas de alineamiento

Los diagramas de alineamiento son una clase de documentos que buscan alinear visualmente la experiencia del cliente con los servicios de una organización. Esta metodología estudia nuestra oferta de fuera hacia dentro en lugar de construir soluciones de dentro hacia afuera. 

Ofrece una visión holística y completa de la empresa y sus interdependencias, permitiendo el estudio de sistemas de interacción muy complejos con el usuario de forma visual, priorizando la satisfacción del cliente sobre la eficiencia operativa. 

Sin entrar en los diferentes diagramas de alineamiento dibuja una línea horizontal en un lienzo y sitúa al cliente por encima y a la empresa por debajo. Ahora identifica todos los puntos de contacto entre uno y el otro y trata de mejorar el valor que se ofrece al cliente en cada uno. A partir de aquí ya puedes mejorar la experiencia de cliente. 

Para entender mejor el método imagínate el desarrollo de una obra de teatro. Delante del telón tienes el escenario con los actores que interactúan con la audiencia, y detrás del telón tienes todo lo que hace falta organizar y gestionar para que la obra pueda realizarse con éxito. Pues bien, lo que ocurre delante del telón estudia la curva emocional entre los actores y la audiencia (customer journey map), mientras que lo que ocurre detrás del telón es todo lo que organiza y gestiona la empresa para que la obra tenga éxito (service blueprint). Tanto Customer Journey Map como Service Blueprint son dos tipos de diagramas de alineamiento que permiten estudiar la experiencia de cliente entre clientes y empresa. Personalmente creo que la combinación de ambos permite trabajar mucho mejor la experiencia de cliente.

No hay que olvidar que la mayoría de diagramas de alineamiento representan visualmente el resultado de revisar todas las fuentes de información existentes que recogen feedback de tus clientes, como son los comentarios en redes sociales, feedback directo, valoraciones en marketplaces, estudios de mercado, informes de la industria y tests de usuario. Si no dispones de datos históricos tendrás que realizar un ejercicio de empatía importante que puede no ajustarse a la realidad.

Los comentarios de tus clientes van a servir a otros usuarios para decidir si eres o no  la mejor opción del mercado. Y no sólo te va a permitir mejorar el ciclo comercial, sino que además te permite mejorar el conocimiento de lo que valoran tus clientes para mejorar la propuesta de valor de la empresa e incluso identificar nuevas oportunidades. 

Curso: Curso online de Customer Experience

Innovación con los 10  tipos de innovación de Doblin

Los 10 tipos de innovación de Doblin es un marco de trabajo que proporciona una forma diferente de estudiar e implementar la innovación más allá de poner el foco únicamente en el producto y/o servicio. Puede ser una herramienta de diagnóstico para evaluar cómo se está abordando la innovación internamente, para analizar a la competencia e incluso para identificar deficiencias y/o oportunidades y hacer algo diferente en el mercado.

Particularmente no soy gran defensor de técnicas creativas como Design Thinking que difícilmente se podrán integrar en el ADN de la organización. Basta con utilizar herramientas de trabajo visuales en equipo, tales como RoundCube Canvas, Kanban o cualquier otra herramienta visual para poder innovar. En el caso de que aún así no haya forma de generar ideas creativas, Speed Thinking de Ken Hudson es una técnica con una curva de aprendizaje muy baja que facilita su implantación en cualquier equipo en tiempo récord.

Los tipos de innovación de Doblin permiten ver lo mismo desde otro prisma para llegar a resultados diferentes. Si empleamos las mismas técnicas una y otra vez, es difícil que podamos innovar.

Los 10 tipos se dividen en tres grandes categorías: configuración, oferta y mercado, una forma de ver el negocio similar a Business Model Canvas de Osterwalder. Desde la visión interna de la empresa (configuración) innovamos en modelo de ingresos, network, estructura organizativa y procesos. Si innovamos en la oferta, ponemos el foco en las funcionalidades del producto y/o en el ecosistema de servicio. Por último, podemos innovar en el lado del cliente, como es en el servicio, canal, marca e interacciones con el cliente (engagement). 

Desarrollo de proyectos con Scrum

La gestión de proyectos es una disciplina que estudia la planificación, motivación y control de los recursos en una organización para lograr un objetivo con un alcance (resultado), coste (presupuesto) y tiempo (fecha de inicio y finalización) determinados. En un entorno tan complejo como el actual es imprescindible que cualquier empresa implante alguna metodología y herramienta para el desarrollo de proyectos. 

Scrum es un marco de trabajo para desarrollar proyectos, que aún habiendo estado relacionado con las empresas de software, se ha expandido a cualquier tipo de empresa que desarrolle proyectos con requisitos inestables para los que se requiere rapidez y flexibilidad. Esta forma de trabajar se basa en el conocimiento de cada trabajador, en la disminución del tamaño de las tareas, en la gestión de inventario (recursos disponibles), la aceleración de los ciclos de desarrollo y en la gestión de los productos terminados, realizando entregas tempranas al cliente.

En el panorama actual de cambio constante es imperativo implementar un marco de trabajo que permita a las organizaciones realizar entregas tempranas al cliente. Debemos ser capaces de trabajar en equipo, coordinar el esfuerzo de los participantes, gestionar de forma adecuada los recursos disponibles y ser capaces de entregar productos terminados en ciclos de desarrollo más cortos que nos permita adaptar de forma dinámica lo que estamos haciendo a las necesidades y realidad del cliente.

Curso: Curso de gestión de proyectos con Scrum

Diseño de procesos con BPMN 2.0

BPMN son las siglas que se utilizan para abreviar el Modelo y Notación de Procesos de Negocio, metodología estandarizada que permite describir procesos de negocio de forma gráfica, clara y sencilla. La versión 2.0 fue publicada en 2013 con algunas mejoras respecto a la versión original que data de 2005. 

Consiste en dibujar diagramas muy sencillos de entender que permiten mejorar la comprensión del negocio ayudando a tener una visión transversal de los procesos, a entender la interrelación de los departamentos y a identificar las tareas que se repiten para que se puedan optimizar.

Habitualmente utilizamos BPMN para hacer una inmersión rápida sobre los procesos internos de la empresa, la implantación de un sistema de gestión y/o CRM y para la optimización de algunos procesos que nos permitan mejorar la productividad y la eficiencia de la empresa.

Para entenderlo mejor podríamos decir que se trata de una versión evolucionada del tradicional flowchart que siempre hemos utilizado para describir procesos en una empresa. Hace ya algunos años se utilizaban metodologías mucho más complejas, como es el caso de UML orientadas al diseño de software. BPMN 2.0 está dirigido a cualquier tipo de organización y sector interesado en entender y optimizar los procesos de la empresa de forma sencilla, directa y en equipo.

Conclusión

Es importante diferenciar entre metodología y marco de trabajo (framework). La metodología hace referencia al conjunto de procedimientos que se utilizan para alcanzar un objetivo. En cambio, un marco de trabajo hace referencia al conjunto de conceptos y prácticas que sirven de referencia para resolver diferentes problemas. 

Aunque hemos utilizado el término “metodologías ágiles”, es importante entender que son marcos de trabajo que nos ayudan a implementar conceptos muy útiles para la resolución de problemas. El profesional de hoy es muy proclive a dejarse deslumbrar por nuevos términos y metodologías empresariales, pero lo cierto es que debemos adoptar estos principios y formas de trabajar aplicando el sentido común, evitando seguir de forma purista lo que enuncian estas prácticas empresariales. 

Otro aspecto importante es practicar habitualmente con todas estas herramientas, de lo contrario se genera demasiado “ruido metodológico” que no os permitirá avanzar. Si cada vez que realizáis un ejercicio tenéis dudas sobre la forma de trabajar, acabaréis dándole más protagonismo a la herramienta (marco de trabajo) que al contenido (resultado).

Personalmente llevo más de 10 años practicando este kit de metodologías ágiles en la empresa, y puedo asegurar que ya lo tenemos tan interiorizado que se ha convertido en una herramienta que multiplica nuestra capacidad de adaptación, productividad y eficiencia.