Tendencias en la gestión de OKRs

OKR 2023

El sistema de gestión de objetivos conocido como OKR (Objectives and Key Results) está experimentando una rápida evolución y crecimiento en la actualidad. Diseñado originalmente por Andy Grove, empleado de Intel, y popularizado por John Doerr, OKR ha ganado terreno en el mundo empresarial como una poderosa herramienta para impulsar el rendimiento y el enfoque estratégico. Sin embargo, a medida que las organizaciones adoptan este enfoque, también han surgido tendencias actuales que están enriqueciendo y adaptando el método para adaptarse mejor a las necesidades cambiantes de las empresas y sus equipos.

En esta introducción a OKR 2023, exploraremos algunas de las tendencias emergentes en el mundo de OKR que están definiendo la forma en que las organizaciones abordan la definición de objetivos, la medición del éxito y la gestión de su progreso.

Reducción del número de OKRs por ciclo. En su libro “Mide lo que importa”, John Doerr recomienda que cada equipo o individuo se enfoque en crear entre 3 y 5 OKRs en un determinado período de tiempo. Sin embargo, la mayoría de nuestros clientes definen 5 OKRs, a menos que la empresa sea muy pequeña. Esta cantidad puede resultar excesiva, ya que si cada O (Objetivo) se divide en 4 KRs de media, acabamos con 20 KRs, cada uno con sus respectivas iniciativas (tareas). Un exceso de OKRs puede dispersar el enfoque y desviar el rumbo del objetivo. Actualmente, se recomienda mantener un máximo de 3 OKRs en todos los niveles (empresa y equipo).

Establecimiento de OKR a nivel corporativo y de equipo. Cuando una empresa se interesa en la implantación de este marco de trabajo, enseguida quiere poner en marcha OKR a todos los niveles, es decir, a nivel corporativo, por equipo y por empleado. De nuevo, esto nos hace perder algo el foco y nos confunde, forzando la creación de OKR para prácticamente todo lo que hacemos. Es recomendable no desplegar OKR a todos los niveles y empezar con OKRs corporativos y luego pasar a OKRs por equipo. Lo que sí que funciona es asignar KRs y tareas a individuos concretos, evitando complicar el sistema. En la implantación de OKR: “menos es más”.

Ciclos OKR por cuatrimestre en lugar de trimestrales. En muchos casos, hemos experimentado cómo el retraso en el establecimiento de objetivos a principios de año, las vacaciones y los cierres trimestrales, han entorpecido la gestión de los OKRs. Con frecuencia, los OKRs no se publican hasta mediados de febrero, lo que deja poco tiempo para cumplirlos al final del trimestre. Además, las vacaciones de verano e invierno pueden desequilibrar el trabajo en equipo y dificultar la coordinación. Los cierres trimestrales, que a menudo coinciden con la gestión de los bonus, también pueden complicar la gestión de los OKRs. Ya sabemos que los OKR no utilizan la compensación económica como herramienta.

Implantación gradual por fases. Aunque OKR es un marco de trabajo que entusiasma una vez que se conoce, es importante no apresurarse en su implementación. No es necesario que toda la empresa, a todos los niveles, lo adopte de inmediato. Para lograr una implantación exitosa, es recomendable comenzar definiendo los OKRs de nivel superior, es decir, los objetivos de la empresa (CEO y directivos). Una vez superada esta etapa, se puede proceder a desplegar OKRs a los equipos de trabajo. Otra opción es iniciar la implementación en alguna unidad de negocio o equipo clave y, una vez en pleno funcionamiento, extender el sistema al resto de la organización.

De la definición de objetivos a preguntarse por qué ahora. Ben Lamorte, en su libro “The OKRs Field Book”, sugiere que, en lugar de describir cada objetivo como siempre se ha hecho, se responda a la pregunta: “¿Por qué ahora?”. De esta manera, evitamos caer en el establecimiento de KPIs tradicionales que miden el rendimiento del negocio habitual y nos centramos en lo realmente importante. Esto nos ayuda a evitar la creación de OKRs innecesarios y a mantener un enfoque claro en nuestros objetivos.

Evolución del consultor al coach OKR. OKR es un marco de trabajo que incluye unas reglas y buenas prácticas para mejorar el sistema de objetivos en la empresa. Cuando empezamos a implantar OKR seguíamos una dinámica propia de un consultor, donde después de la formación en la materia, nos dedicábamos a dar consejo. Para la implantación de un sistema de objetivos efectivo debemos actuar como un coach ayudando a los clientes a indagar, crear y reflexionar sobre sus OKR. En muchas ocasiones empezamos con un listado de KPIs y OKRs ejemplo, pero eso condiciona la creación de sus propios OKR. Contrata a un coach que te ayude a definir los OKR a partir de un lienzo en blanco.

Formación en OKR a empresas que no lo van a implantar. La implementación del marco de trabajo OKR no es adecuada para todas las empresas y equipos. Es razonable pensar que un sistema de objetivos basado en KPIs, MBO (Managing Business Objectives), S.M.A.R.T. o cualquier otro puede funcionar perfectamente sin necesidad de crear una nueva forma de trabajo e incorporar más complejidades en la empresa. En muchos casos, proporcionamos formación a equipos para evolucionar de un enfoque en “productos” (output) a un enfoque en “resultados” (outcome).

El término “output” se refiere a los resultados tangibles o las producciones concretas que se generan como consecuencia de una actividad o proceso específico. Estos resultados suelen ser fácilmente cuantificables y medibles. Ejemplo: Si un equipo de desarrollo de software se ha comprometido a crear una nueva aplicación móvil, el “output” será el producto final, es decir, la propia aplicación móvil desarrollada.

El término “outcome” se refiere a los efectos o impactos que se logran con la implementación de ciertas actividades o proyectos. Estos resultados son más amplios y representan los cambios o beneficios que se generan al completar un conjunto de “outputs”. Ejemplo: En el caso de la nueva aplicación móvil mencionada anteriormente, el “outcome” podría ser el aumento de la satisfacción del cliente y la mejora de la experiencia del usuario, lo que podría llevar a un incremento en las ventas o la fidelización de los usuarios.

Integración de OKR y Scrum. En el contexto de OKR, las iniciativas son las acciones o proyectos específicos que se llevan a cabo para alcanzar los Resultados Clave (Key Results o KR) vinculados a un objetivo determinado. Estas iniciativas representan los planes concretos implementados para alcanzar los indicadores o métricas cuantificables establecidas como parte de los KR. Por otro lado, Scrum es una metodología ágil que se enfoca en la ejecución iterativa e incremental de proyectos. Podemos aprovechar este marco de trabajo para llevar a cabo las iniciativas y acciones necesarias para alcanzar los KR establecidos en OKR. Al combinar OKR y Scrum, se logra una mayor alineación estratégica, mejora en la ejecución de proyectos y mayor agilidad organizacional.

Software en la nube para la gestión integrada de Scrum y OKR. Aunque no existen muchas herramientas que combinen específicamente la gestión de OKR y Scrum en una sola plataforma, hay algunas opciones en la nube que permiten gestionar ambas metodologías de manera conjunta. En nuestro caso, hemos optado por implementar Jira Software para la gestión de proyectos en Scrum, y además, hemos añadido el plugin OKR Board for Jira, una solución sencilla que nos permite conectar todo el ecosistema de gestión de proyectos con nuestros objetivos OKR. Por otro lado, si no estás interesado en la implantación de Scrum, también existen varias opciones de software que se utilizan para la gestión de proyectos OKR, como Asana, Weekdone, Perdoo, Workboard, entre otros. Aunque, para comenzar, una hoja de cálculo en un documento compartido puede ser más que suficiente.

En resumen, OKR sigue evolucionando para adaptarse a un mundo empresarial en constante cambio. Al abrazar estas tendencias y aprovechar al máximo el potencial de OKR 2023, las organizaciones pueden impulsar su excelencia empresarial y mantenerse a la vanguardia en un entorno altamente competitivo y desafiante.

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