Seguimiento y dinamización de OKR
Para implantar OKR con éxito es necesario entender el marco de trabajo, implementar un buen plan de seguimiento, definir el plan de dinamización, y sobre todo, poner el foco en las personas.
La teoría sobre la definición y beneficios de implementar el sistema de objetivos OKR es clara y no genera muchas dudas. Sin embargo, no todas las empresas son capaces de involucrar a sus equipos de trabajo e implantar el sistema con éxito. Para mejorar su implementación es necesario entender bien el marco de trabajo, poner en marcha un sistema de seguimiento, y aún más importante, diseñar y ejecutar un buen plan de dinamización.
Marco de trabajo
El primer paso que debemos tener en cuenta es que OKR no es una metodología que debamos seguir al pie de la letra, sino más bien un conjunto de reglas y buenas prácticas que nos ayudan a gestionar mejor el sistema de objetivos de la empresa. De hecho, recomiendo aplicar un concepto del arte marcial japonés que describe las etapas de aprendizaje de un estudiante para lograr dominar el arte: Shu-Ha-Ri. Esta técnica se divide en tres fases, empezando por el “Shu”, que consiste en aprenderse las reglas tal y como las describe John Doerr en el libro “Mide lo que importa”. Una vez entendemos bien las reglas, practicamos y experimentamos con ellas durante unos meses hasta identificar aquellos aspectos que no se adaptan adecuadamente a la naturaleza de nuestro proyecto. A esta segunda fase la denominamos “Ha”. Una vez hemos entendido en qué consiste y hemos practicado en equipo durante suficiente tiempo, es cuando entramos en la fase “Ri”. Es aquí cuando adaptamos el conjunto de reglas y buenas prácticas a las condiciones y realidad de la empresa. Uno de los problemas que he identificado a lo largo de estos años es que intentamos aplicar de la forma más purista lo que dice el método, sin entender que no es un método, sino unas guías que nos permiten definir y configurar una forma de trabajar adecuada en la empresa. Antes de proseguir tengo que advertir que no en todas las empresas podemos implementar OKR. Sólo por considerarse un modelo de objetivos que hoy es tendencia y sinónimo de una empresa innovadora, no es suficiente para que lo podamos implementar con éxito. Sin fomentar la transparencia, el trabajo en equipo, el establecimiento de procesos transversales, y muchos otros atributos de la empresa moderna, es prácticamente imposible que se consolide.
Seguimiento de OKR
Una de las virtudes de los OKR es que podemos realizar un seguimiento de ellos, adaptándose de forma dinámica según las circunstancias. Los OKR se potencian resultado de las revisiones periódicas, la evaluación de los objetivos y el replanteamiento continuo. Cuando un resultado clave está en peligro, debemos motivar acciones para ponerlo al día o para revisarlo o reemplazarlo en caso de que sea necesario.
Los OKR, al contrario de esos objetivos empresariales tradicionales, son organismos vivos que respiran y se adaptan al contexto y dinámica de la empresa y del mercado
A continuación muestro un diagrama que describe cómo realizar el seguimiento de los OKRs definidos para el intervalo de tiempo fijado:
A medida que realizamos un seguimiento de nuestros OKR, tendremos cuatro opciones en cualquier punto del ciclo:
- Continuar: Si un objetivo está marcado con verde («según lo programado»), no intentes modificarlo.
- Actualizar: Modificar un objetivo o resultado clave marcado en amarillo («necesita atención») para responder a los cambios en el flujo de trabajo o el entorno externo. ¿Qué podríamos cambiar para que el objetivo avance según lo programado? ¿Hay que revisar los plazos? ¿Hay que poner en segundo plano otras iniciativas que liberen recursos para ejecutar esa?
- Parar: Cuando un objetivo que está marcado en rojo («en riesgo») ha perdido su utilidad, la mejor solución puede ser eliminarlo.
- Comenzar: Establecer un nuevo OKR a mitad de ciclo, siempre que sea necesario.
Para el correcto seguimiento de los OKR es recomendable identificar a un miembro del equipo que pueda desempeñar el rol de Guía OKR, que viene a ser como un facilitador y líder del marco de trabajo. Entre sus funciones, destacamos:
- Promover la forma de trabajar.
- Facilitar el proceso de gestión OKR y la organización del equipo.
- Eliminar las amenazas y facilitar el intercambio de información.
- Formar a los empleados.
- Proteger al equipo contra impedimientos/bloqueos.
- Guiar al equipo.
- Gestionar el plan de dinamización.
El Guía OKR debe liderar sin ordenar (credibilidad).
Atributos de un buen Guía OKR:
- Ser confiable (hace lo que dice).
- Valora a las personas.
- Valora el trabajo del equipo.
- Experiencia en el trabajo de equipo.
- Tiene conocimiento de OKR.
En algunas ocasiones este rol de Guía OKR lo desempeña algún miembro del departamento de Recursos Humanos, sobre todo si la empresa está en una fase temprana de implantación OKR. También se da el caso de subcontratar la supervisión y dinamización a un consultor externo para realizar el acompañamiento hasta que el sistema ya se ha interiorizado y alcanza su fase de madurez, que no suele ser antes de los 3 a 4 trimestres.
Plan de dinamización OKR
Conocer el marco teórico y desarrollar un buen plan de formación no es suficiente para garantizar el éxito en la implantación OKR. La empresa debe asumir que para que OKR acabe calando se tiene que convertir en parte de la cultura empresarial. Y para eso, no hay nada mejor que diseñar un buen plan de dinamización. El marco de trabajo no es muy concreto cuando habla de las acciones de dinamización, así que vamos a proponer algunas medidas que ayuden a darle algo de color al asunto. Empezamos con algunas acciones que son responsabilidad del CEO y equipo directivo.
Liderazgo
- Participación de los directivos en las sesiones de formación. No por ser jefe puedes ausentarte del programa de formación. Si quieres definir un sistema de objetivos OKR tendrás que hacerlo de abajo a arriba y viceversa, y las sesiones de formación son un escenario perfecto para empezar a trabajar en ello.
- Publicación de los OKR de la cúpula directiva. No podemos esperar que los colaboradores gestionen y actualicen sus OKR si los puestos directivos no lo hacen. Los OKR de los puestos de dirección deben ser transparentes y compartidos.
- Seguimiento de OKR en el comité de dirección. Si reunes al equipo directivo de forma periódica, asigna unos minutos a que informen sobre el progreso de sus OKR.
- Tablero de tableros. Es importante visualizar las dependencias entre departamentos e identificar los posibles bloqueos que impiden a la organización cumplir con sus OKR.
- Sesión de seguimiento mensual. La cúpula directiva se reúne mensualmente para compartir, actualizar y desbloquear situaciones que se hayan identificado. Sobre todo cuando existen dependencias entre departamentos.
- Definición de OKRs trimestrales. Es importante que la cúpula directiva comparta los OKR del departamento con el resto y se asegure la alineación con los objetivos corporativos. Previamente el departamento ha diseñado los OKR que se consideran adecuados para cumplir con las líneas estratégicas y objetivos de la empresa, y éstos se comparten con el resto de departamentos para acabar de alinear el esfuerzo conjunto.
- Implantación de software en cloud. Aunque para implantar OKR no exigimos la implantación de software, sí que puede convertirse en un facilitador. Sobre todo si integramos la gestión de proyectos y tareas con el sistema de objetivos.
- Feedback ascendente. Para conseguir que el colaborador se comprometa con sus OKR, el jefe puede preguntar: ¿Qué aspectos de mi gestión te pueden facilitar el trabajo? ¿Qué aspectos de mi gestión obstaculizan tu capacidad para lograr tus objetivos? ¿Qué podría hacer para ayudarte a tener más éxito?
- Subcontratación de un Guía OKR. En fases tempranas de la implantación puede ayudar que un consultor externo acompañe en todo el proceso de puesta en marcha.
Motiva a los colaboradores
- Establecimiento del logro del mes. Lanza un boletín interno mensual informando a todos los empleados del cumplimiento de algún KR estratégico para la empresa. El foco no está en la persona, sino en lo que se ha logrado. Aprovecha para agradecerle al propietario del KR o equipo participante el hito que se ha logrado.
- OKR en cascada. Gracias al software en cloud, los OKR y tareas necesarias para alcanzar los objetivos, pueden conectarse en cascada. De este modo, cuando un usuario cumple con un O/KR, visualiza su impacto en los resultados del departamento y también de la empresa. Es una técnica basada en la gamificación que facilita la dinamización de OKR.
- Seguimiento OKR en las reuniones departamentales. Identifica qué reuniones son las apropiadas para dedicar unos minutos a informar sobre el progreso/bloqueos de los OKR en curso.
- Feedback constructivo. Un entorno en el que las personas mantienen conversaciones auténticas, reciben un feedback constructivo y obtienen reconocimiento cuando han alcanzado metas exigentes, hace que el entusiasmo sea contagioso. Fomenta las conversaciones informales entre los miembros del equipo para que hablen de sus OKR. Haz que el feedback sobre rendimiento sea mutuo, improvisado y multidireccional, sin que haya que seguir jerarquía alguna.
- Encuestas de pulso. Utiliza encuestas anónimas con el objetivo de «tomar el pulso» en tiempo real para conocer el estado de la implantación OKR.
- Ejercicios de retrospectiva. Al menos en los primeros dos o tres trimestres, el jefe del departamento dedica una sesión cada 2 semanas para revisar resultados y procesos. ¿Qué se ha conseguido y qué no? ¿por qué o por qué no? ¿Qué cabría cambiar? ¿Cómo podemos mejorar?
- Reconocimientos frecuentes y plausibles. Hay que conceder importancia también a los pequeños logros, a esos pequeños detalles que solemos dar por descontado. Tanto entre jefes y el equipo como entre los propios miembros del departamento.
- Compartir historias sobre reconocimiento. Una vez logrados algunos O/KR le damos resonancia en el blog interno de la empresa a fin de potenciar el reconocimiento.
Cultura OKR
Una cultura OKR es una cultura transparente que fomenta la coordinación de todos los niveles de la empresa; crea una red de relaciones en la que se imponen los resultados en equipo frente al trabajo individual. Los OKR promueven la transparencia, la claridad, el propósito común y la visión de conjunto. Vamos al trabajo no para desarrollar tareas, sino para lograr cosas. Y en el centro de una cultura OKR están las personas, nunca lo olvides. Todo esto no va de método y software, sino de personas.
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