Suite de aplicaciones para trabajar de forma remota

Según datos del INE sólo un 4% de la población practicaba el teletrabajo de forma habitual antes de la crisis de coronavirus. Desde que se declaró la pandemia y se anunció el decreto de confinamiento, la gran mayoría de empresas se ha lanzado a trabajar de forma remota sin experiencia previa. Y aunque inicialmente parece que con las aplicaciones que hay podemos trabajar con total normalidad, la realidad es muy diferente.

El éxito del teletrabajo no radica en la utilización de herramientas y aplicaciones tecnológicas, sino en un cambio de cultura de empresa.

Si quieres saber más sobre los pasos a seguir para implantar el teletrabajo, clica en el siguiente enlace: “Implantar el teletrabajo poco tiene que ver con Zoom y Hangout”.

Pero como tienes que decidirte por algunas herramientas, he diseñado un conjunto de aplicaciones que te pueden llevar a dar el salto con ciertas garantías.

Desde mi punto de vista necesitas cubrir las siguientes áreas:

Comunicación: Mensajería colaborativa, sistema de videollamadas y formación online.
Gestión de proyectos: Software en cloud para la gestión de proyectos y tareas en equipo basado en metodologías ágiles de desarrollo.
Herramientas colaborativas: Información compartida en un software CRM, disco virtual y documentos colaborativos para trabajar entre varios.

Herramientas para la comunicación

Básicamente necesitamos un sistema de chat para comunicarnos con los miembros del equipo, un sistema de videollamadas y un sistema para ofrecer formación o webinars a nuestros empleados y/o clientes.

Mensajería colaborativa

Hasta ahora hemos utilizado herramientas como Yammer, grupos de facebook, grupos de linkedin y en algunos casos los grupos de Whatsapp o Telegram. Para organizar mejor el trabajo te recomendaría Zoho Cliq.

Zoho Cliq simplifica y mejora la comunicación entre miembros del equipo. Ofrece la posibilidad de crear múltiples conversaciones en simultáneo, un buscador muy potente, lanzamiento de videollamadas en segundos y la gestión de eventos.

Reuniones virtuales con clientes

Cliq lo utilizamos para gestionar la comunicación con tus compañeros de trabajo y te permite iniciar una videoconferencia en segundos, pero necesitas un sistema de videollamadas más formal para comunicarte con tus clientes. La nueva generación de aplicaciones para mantener videollamadas sustituye a Skype o Hangout, por ejemplo.

Zoho Meeting te permite mantener reuniones online con audio, video y pantalla compartida, insertar un formulario de registro en cualquier página web y la posibilidad de grabar las sesiones. Además es de Zoho y se integra perfectamente con su CRM y Cliq.

Webinars

No debemos confundir un software de videollamadas con las aplicaciones específicas para desarrollar webinars. Estos últimos días he visto como organizaciones están utilizando Zoom o Hangouts para comunicarse de forma masiva con sus clientes. Zoom dispone de una extensión de pago para celebrar Webinars, pero no debemos utilizar la versión básica de reuniones virtuales. De lo contrario, la dinámica de las sesiones se puede complicar, puesto que es el usuario que entra en la sesión el que tiene que cancelar su cámara y micrófono.

Si buscas desarrollar webinars profesionales, evita sistemas como Hangouts o Zoom. A continuación listo algunas noticias que han sido publicadas recientemente sobre la situación de este tipo de aplicaciones:

Zoho Webinar o GoToTraining son servicios especializados para el desarrollo de Webinars, por lo que los participantes entran en la sesión con la cámara y audio muteados hasta que el speaker les permite participar. GoToTraining es el más sofisticado permitiendo ofrecer el webinar a pantalla completa y a la vez leer el chat en una ventana emergente. Pero por el factor precio, recomiendo Zoho Webinar, que además está integrado con Zoho Meeting.

Zoho Webinar pertenece a la suite de aplicaciones de Zoho y permite desarrollar webinars de forma segura, personalizando el formulario de registro y controlando la dinámica de interacción con los participantes. La versión de pago te permite grabar la sesión para luego compartirla con los asistentes.

Formación online

La formación online requiere de un LMS (Learning Management System) y de un sistema de telepresencia para las sesiones en directo. Blackboard, Moodle, Canvas LMS o Eduma en WordPress, son los sistemas LMS de mayor despliegue. Para las sesiones de telepresencia recomiendo Zoho Showtime o GoToTraining, aunque apuesto por Zoho ShowTime por el factor precio.

Zoho ShowTime es una plataforma integral para desarrollar cursos de formación online que permite la formación con co-trainers, grabación de las sesiones, pizarra, encuestas, valoraciones e informes. Dispone de tres formatos, la retransmisión tipo webinar, aula virtual y sesiones pregrabadas.

Gestión de proyectos

La utilización de un software para la gestión de proyectos es la única forma de que los proyectos se ejecuten entre miembros de un equipo que trabaja de forma remota. Estos últimos años se han utilizado aplicaciones como Slack o Trello, que se basan en la metodología Kanban. Para la gestión de proyectos basados en la metodología SCRUM te recomiendo Zoho Sprints.

Trello es una aplicación en cloud para gestionar proyectos basada en el método Kanban (Por hacer, Haciendo, Hecho), tanto a nivel personal como de equipo.

Zoho Sprints es una herramienta para el desarrollo de proyectos (planificación y seguimiento) basada en metodologías ágiles. Se basa en la organización de tareas y colas de trabajo, además de incluir un buscador y la gestión del tiempo asignado.

Trabajo colaborativo

Además de las herramientas de comunicación, formación y desarrollo de proyectos, es necesario compartir la información con todos los miembros del equipo. De lo contrario vamos a sufrir incluso más interrupciones que las que ya se dan en la oficina.

Zoho CRM es un software CRM en cloud para gestionar las relaciones con los clientes, tanto para el negocio B2C como B2B en equipo. Permite compartir toda la información sobre tus contactos y clientes en un único lugar, compartido y accesible a través de cualquier conexión a Internet.

G Suite incluye Gmail corporativo, un disco duro virtual y un conjunto de aplicaciones ofimáticas en cloud, como son Docs, Slides y Hojas de Cálculo, entre otras. Te permiten trabajar en el mismo documento de forma simultánea, trabajar sin conexión a Internet y acceder a través de cualquier terminal móvil.

WeTransfer es un sistema en cloud para enviar archivos de gran tamaño de la forma más sencilla a cualquier lugar del mundo. La versión gratuita te permite enviar archivos hasta de 2GB, mientras que la versión Pro incluye dominio y espacio web personalizado y enviar ficheros de hasta 20GB.

Escritorio remoto

En el caso de que la empresa utilice aplicaciones propias que sólo están accesibles a través de la red local corporativa, también encuentras software para gestionar de forma remota el escritorio de tu ordenador en la empresa. En este caso incluyo dos aplicaciones, una para la gestión remota de las aplicaciones de la empresa y otra para la creación de una Red Privada Virtual y así dotar de máxima seguridad a la comunicación entre ordenadores.

TeamViewer es un software para controlar de forma remota cualquier ordenador accesible online. Disponible para Windows, Mac, Linux, Chrome OS, Raspberry Pi, Android, iOS y Windows App. Permite la gestión remota, la transferencia de archivos y la impresión remota, entre otras funcionalidades. La conexión entre los dos extremos es multiplataforma, por lo que puede gestionarse de PC a PC, de móvil a PC, de PC a móvil, y de móvil a móvil.

OpenVPN es una solución para proteger la comunicación de datos, ya sea para la privacidad de Internet, el acceso remoto para empleados, la seguridad de IoT o para los centros de datos en red en la nube. Crea un túnel privado entre dos extremos encapsulando y encriptando toda la información que se transmite de punto a punto. La versión para particulares (gratuita) la encuentras en este enlace.

Esta última solución también es recomendable para utilizar cualquier aplicación en cloud a través de redes wifi que no sean seguras, como la conexión a tu CRM en cloud a través de una red abierta de un restaurante, por ejemplo.

Si todavía quieres saber más sobre cómo implantar el teletrabajo en la empresa, matricúlate en el siguiente curso:

Videocurso "Cloudsuite para el teletrabajo y el trabajo en equipo"

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